会計ソフトにはPCにインストールして使用するインストール型のソフトと、Webブラウザ経由で使用するクラウド型のソフトの２種類があります。
以前まではインストール型のソフトが主流でしたが、スマホやネット回線の高速化によりあっという間にクラウド型の利用者が増加しています。
クラウド型の会計ソフトの導入に当たってのメリットやデメリットはどんなものか？
目次
クラウド会計ソフトのメリットとデメリット
今や主流の会計ソフトといってもいいクラウド型の会計ソフトにも、メリットもあればデメリットもあります。
クラウド会計ソフトとは？
「クラウド会計ソフト」は一体どんなソフトなのか？
クラウドの名前がつく通り、インターネット経由で使用する会計ソフトです。
インストール型の会計ソフトが自分のPCの中にデータを保存し、会計処理をするのに対し、クラウド型はWebサーバにデータを保存し、インターネット経由で会計データにアクセスします。
データはネット上に保存されているのでPCでもスマホでもタブレットでも好きな端末からアクセスすることができます。
クラウド会計ソフトのメリット５点
クラウド会計ソフトには多くのメリットがあります。
- 常に最新バージョン
- 自動取り込み、自動仕訳
- データのバックアップ体制
- 何処からでもアクセスできる
- 圧倒的時短
どれもインターネット経由で利用しているからこそのメリットですが、現在進行形で進化を続けているソフトのため、これからもどんどん増えていくでしょう。
常に最新バージョンが利用できる
インターネット経由で使用するため、ページを開けば常に最新の状態で利用することができます。
利用にあたって最新機能がでたらソフトをアップデートなんて面倒な作業は必要ありません。
インストール型の場合には、メーカーサポートでのアップデートがあった際には、アップデート内容をダウンロードしてソフトに適応する必要があります。
業務ソフトと違い常に使用するソフトではないため、使用しようとしてソフトを開いてアップデートの通知が出ているとテンションが下がったりしますが、クラウド型の場合には、ページを開けば常に最新の状態になります。
データの取り込みが楽になる
クラウド型を利用する大きなメリットの一つが自動仕訳です。
クラウド会計ソフトでは銀行口座、クレジットカード、インターネットビジネスなど利用する様々なサービスを連携し、利用履歴を自動的に取り込んでくれる。
取り込んだデータをもとに仕訳帳の作成までしてくれる。
個人情報を外部のサービスに見られたくないなどの特定の人を除けば、業務効率化のためになくてはならない機能の一つと言える。
これがあるからインストール型よりもクラウド型を選ぶといっても過言ではないと思う。
データ紛失の心配から解放される
PCはいつ壊れるかわからない。
HDDも何年も使えば書き込みが遅くなって、突然動かなくなることがある。データのバックアップがあったり、壊れたPCからデータが抜きだければいいが、最悪の場合には復元できず全てがパーになってします。
Webサーバにデータを保存していれば、２重３重にバックアップを取っているので万が一の場合にも安心。何かあってもサービス提供者側に責任なので気持ち的にも楽。
何処からでもどんなデバイスでも確認できる
クラウド会計ソフトはどんなデバイスからでもアクセスして経理情報を確認できる。
インストール型のソフトの場合にはソフトのインストールされたPCでしかデータを確認することができない。
クラウド型会計ソフトなら、自宅や会社、移動中でもインターネットの繋がるデバイスならなんでもアクセスできるため、時間のない副業サラリーマンでも移動中に数字を確認したりできるメリットがある。
作業時間の圧倒的短縮
どんなデバイスからでもアクセスできる点にもつながる部分ですが、空き時間を利用したり、自動仕訳を利用できるということは会計ソフトを開いて自分で操作し処理する時間を短縮できます。
もちろん全てを自動で処理することはまだできませんが、面倒な会計業務を少しでも楽にすませたいと考える方には魅力的なソフトと言えます。
クラウド会計ソフトのデメリット５点
クラウド会計ソフトにはメリットだけではなくデメリットもあります。
- コスト増
- インターネット必須
- 完全自動化ではない
- 現金取引は苦手
- 誤入力の可能性あり
インストール型のソフトにも言える部分もありますが、いくつか気になる点があります。
トータルコストは確実に増
クラウド会計ソフトは月額、または年額で利用料を支払います。
買い切りのインストール型とは異なり、長く使えばどうしても利用料が高くなります。
月額にして1,000円程度ですが、年間で考えれば12,000円になり、これが毎年費用として発生します。これを安いと考えるか、高いと考えるかは利用者次第でしょう。
ネット回線がなければ利用できない
インターネット経由で利用するクラウド会計ソフトはオフラインの状態では利用できません。
今の時代、インターネットに接続できないという方はほぼいないとは思いますが、ノートPCを持ち出して外出先で開いた場合にはネットに繋がらなければ会計ソフトを利用できません。
回線速度はあまり影響しないとは言え極度に遅いインターネット回線ではページの閲覧にストレスを感じることがある点もインターネットを利用しているからこそのデメリットと言える。
完全自動化はできない
現在進行形で進化をしているクラウド会計ソフトは、まだ完全自動で処理ができるわけではない。
この点に関してはこれからの進化に期待と言ったところ。
各メーカー自動効率化に力をいれているので、これから改善されていくでしょう。
現金取引の仕訳は面倒
自動仕訳の利便性に慣れていると、自動でデータが取り込めないないと不便に感じます。
現金で取引した場合には自分で仕訳内容を入力しなければいけません。
ネット経由でデータを取り込めるサービスを利用していれば問題ないですが、現金取引がメインの方などはクラウド会計ソフトのメリットが少なくなるでしょう。
誤入力の可能性あり
最初の設定を間違ってしまうと、気づかぬうちに誤入力をしている可能性があります。
自動で入力できますが、最初の設定は自分でしないといけないため、勘定科目などのルール決めを間違って登録してしまうと、そのまま大量に間違って仕訳されてしまいます。
簿記知識がなくても利用できるのが利点ではありますが、知識がないからこそ間違ってしまうこともあります。
ソフトを過信しすぎずに知識を身につけ自分でチェックしていくことも大切です。
クラウド会計ソフトを導入すれば確実に時短できます
クラウド会計ソフトの導入はデメリットよりもメリットの方が大きいです。
ランニングコストも高すぎるわけではない
利用料も決して高すぎるとは言えません。
中には無料で利用できる会計ソフトもありますが、クラウド型に会計ソフトには他よりもやや高い金額を払って利用するだけのメリットがあります。
月額約1,000円です。自動でデータを取り込んで、自動で仕訳してくれればその空き時間で十分利用料分は取り返せるでしょう。
確実に進化している
クラウド会計ソフトは常に進化しています。
連携先も増えて、自動でできることや拡張機能も増えています。
これから利用するならクラウド型会計ソフトの方が今後も便利に使い続けることができるでしょう。
有名どころを使いのがイイ
最後にオススメの会計ソフトを上げておきます。
基本的には有名どころのサービスだけなのでどれを使っても不満はないでしょう。
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